KI-Potenziale beginnen beim Prozess:
Mit Process Mapping Digitalisierung gezielt vorbereiten
Wo kann Künstliche Intelligenz im Unternehmen sinnvoll unterstützen? Diese Frage stand am Anfang eines Beratungsprojekts des RZzKI bei einem mittelständischen IT- und Beratungsunternehmen. Doch statt direkt über konkrete KI-Anwendungen oder neue Softwarelösungen zu sprechen, wurde zunächst ein Schritt zurückgegangen: Wie sieht der bestehende Prozess eigentlich aus und wo liegen seine Schwachstellen?
Der Fokus lag dabei auf dem Prozess von der eingehenden Kundenanfrage über Kalkulation und Angebotserstellung bis hin zur Beauftragung und Projektübergabe. Dabei greifen verschiedene Unternehmensbereiche und mehrere IT-Systeme ineinander. Als Ergebnis entstand eine Prozessdarstellung, die unter anderem Schnittstellen zwischen Consulting, Vertrieb, Entwicklung, Support und Verwaltung aufzeigt, sowie unterschiedliche Systeme und Dokumente.
Gemeinsam den tatsächlichen Prozess sichtbar machen
Im ersten Schritt wurde der bestehende Ablauf mithilfe der Methode Process Mapping gemeinsam mit den am Prozess beteiligten Mitarbeitenden aufgenommen und visualisiert.
Entscheidend war dabei der gemeinsame Workshop-Ansatz: Der Prozess wurde nicht nur dokumentiert, sondern direkt mit den Mitarbeitenden diskutiert. Erfahrungen aus unterschiedlichen Bereichen, bestehende Probleme und erste Verbesserungsideen konnten so unmittelbar in die Prozessaufnahme einfließen. Im speziellen wurde der Angebots- und Projektprozess gemeinsam aufgenommen, visualisiert und hinsichtlich Schwachstellen, Medienbrüchen und Effizienzpotenzialen analysiert.
Schon dadurch entstand ein wesentlicher Mehrwert: Transparenz über den Gesamtprozess.
Denn einzelne Arbeitsschritte sind den jeweiligen Mitarbeitenden häufig gut bekannt. Schwieriger wird es an den Übergängen zwischen Abteilungen, Dokumenten und IT-Systemen. Erst die gemeinsame Betrachtung des gesamten Ablaufs machte sichtbar, wie die einzelnen Tätigkeiten tatsächlich zusammenspielen.
Die Prozessaufnahme zeigte beispielsweise Ansatzpunkte bei der Standardisierung von Kalkulationen, bei redundanter Datenpflege und bei Übergängen zwischen unterschiedlichen Systemen.
Die Mitarbeitenden werden zu Prozess-Experten
Ein wichtiger Bestandteil der Vorgehensweise war die aktive Beteiligung der Beschäftigten. Sie kennen die Abläufe aus ihrem Arbeitsalltag und wissen, an welchen Stellen unnötige Schleifen entstehen, Informationen mehrfach übertragen werden müssen oder unterschiedliche Vorgehensweisen zu zusätzlichem Aufwand führen.
Genau deshalb war das Process Mapping mehr als eine reine Dokumentation des Ist-Zustands. Bereits während der Aufnahme entstand eine gemeinsame Diskussion darüber, was gut funktioniert, wo Schwierigkeiten bestehen, und was verbessert werden könnte. Die spätere Workshop-Diskussion fasste diesen Gedanken treffend zusammen: Zunächst müssen Prozesse für alle Beteiligten transparent sein, bevor gezielt über Verbesserungen gesprochen werden kann.
Damit entstand eine gemeinsame Ausgangsbasis für den nächsten Schritt.
Von der Prozessanalyse zu Digitalisierung und KI
Auf Grundlage des visualisierten Prozesses wurde anschließend gemeinsam mit einem weiteren Experten des RZzKI untersucht, an welchen Stellen Digitalisierung, Automatisierung und KI einen sinnvollen Beitrag leisten können.
Dabei stand nicht die Frage im Mittelpunkt:
„Wo können wir irgendwie KI einsetzen?“
Sondern vielmehr:
„Wo entsteht heute Aufwand oder ein Qualitätsproblem und welche Technologie könnte genau dort unterstützen?“
Diese Unterscheidung ist entscheidend. Im Workshop wurden beispielsweise manuelle Datenpflege, der Abgleich unterschiedlicher Dokumente und Systembrüche als mögliche Ansatzpunkte diskutiert.
Ein weiteres Arbeitsfeld war die Angebotserstellung. Häufig wiederkehrende Anforderungen könnten stärker standardisiert und historische Projektinformationen besser nutzbar gemacht werden. Diskutiert wurde deshalb unter anderem ein KI-gestütztes Vorschlagssystem, das vorhandene Informationen aus früheren Projekten nutzt, um Mitarbeitende bei neuen Angeboten zu unterstützen. Die fachliche Prüfung und Entscheidung soll dabei weiterhin beim Menschen liegen.
KI als Assistenz statt als Autopilot
Gerade bei der Diskussion möglicher KI-Anwendungen wurde deutlich: Ziel ist nicht, komplexe fachliche Entscheidungen vollständig an eine KI zu übertragen.
Vielmehr kann KI vorbereiten, strukturieren und Vorschläge liefern. Mitarbeitende prüfen anschließend die Ergebnisse und bringen ihre fachliche Expertise ein. Genau dieses Verständnis wurde auch in den Workshops formuliert: Ein virtueller Assistent kann einen ersten Vorschlag erstellen und damit den Aufwand reduzieren, während die fachliche Kontrolle weiterhin durch die Beschäftigten erfolgt.
Damit verschiebt sich der Fokus von repetitiven Tätigkeiten hin zu den Aufgaben, für die Erfahrung und Fachwissen wirklich benötigt werden.
Prozessoptimierung und KI gehören zusammen
Das Projekt zeigt vor allem eines: Der sinnvollste Einstieg in Digitalisierung und KI beginnt nicht zwingend mit Technologie.
Eine strukturierte Prozessaufnahme schafft zunächst ein gemeinsames Verständnis darüber, wie heute tatsächlich gearbeitet wird. Erst auf dieser Grundlage lassen sich Schwachstellen, unnötige Arbeitsschritte und geeignete Ansatzpunkte für Digitalisierung erkennen.
Process Mapping wird damit zum Bindeglied zwischen klassischer Prozessoptimierung und neuen technologischen Möglichkeiten.
Oder einfacher gesagt:
Erst verstehen, was im Prozess passiert. Dann verbessern. Und erst danach entscheiden, wo KI wirklich hilft.
So wird KI nicht zum Selbstzweck, sondern zu einem Werkzeug für konkrete Herausforderungen aus dem Arbeitsalltag.
Die im Projekt identifizierten nächsten Schritte setzen genau dort an: Daten und bestehende Informationen strukturieren, mögliche KI-Anwendungen erproben und daraus priorisierte Maßnahmen für die weitere Prozessoptimierung ableiten.
Autor
Johannes Berg
Festo GmbH
