Künstliche Intelligenz im Personalmanagement: Chancen und Herausforderungen für KMU

In diesem Beitrag beleuchten wir die Chancen und Herausforderungen, die Künstliche Intelligenz speziell für kleine und mittlere Unternehmen im Personalmanagement bietet. Der Text zeigt auf, wie KI Personalmanagement-Prozesse optimieren kann, von der strategischen Personalplanung über das Recruiting und Onboarding bis hin zur Personalentwicklung. Gleichzeitig diskutieren wir potenziell kritischere Aspekte, wie z. B. den Datenschutz und sehen uns die Schritte für eine erfolgreiche Einführung von KI-Lösungen sowie deren Akzeptanz näher an. Ein menschenzentrierter Ansatz wird als entscheidend hervorgehoben, um eine nachhaltige und faire Integration von KI zu gewährleisten.

Künstliche Intelligenz im Personalmanagement: Chancen und Herausforderungen für KMU

In der dynamischen Arbeitswelt von heute präsentiert sich Künstliche Intelligenz (KI) als eine vielversprechende, wenn auch komplexe Technologie. Sie birgt das Potenzial, Arbeitsprozesse erheblich zu optimieren, sollte jedoch stets unter Berücksichtigung menschlicher Faktoren implementiert werden. Dies gilt insbesondere für den Bereich des Personalmanagements. Kleine und mittlere Unternehmen (KMU) stehen dabei vor der besonderen Herausforderung, die Chancen der KI effektiv zu nutzen und gleichzeitig die damit einhergehenden Risiken umsichtig zu managen (vgl. BVMW 2024). Die Integration von KI erfordert somit einen ausgewogenen Ansatz, der technologischen Fortschritt mit ethischen, menschzentrierten Überlegungen und praktischer Anwendbarkeit sowie Überlegungen zum tatsächlichen Mehrwert in Einklang bringt.

Aktuelle Situation: Potenzielle Schwerpunkte im Personalmanagement-Bereich

Das Personalmanagement in deutschen Unternehmen sieht laut einer Befragung von 1.000 Personal-Expert*innen in 2023 im Fachkräftemangel (88%) die größte Herausforderung für den eigenen Arbeitsbereich. Auf Platz zwei steht die Entwicklung und Wachstum neuer Geschäftsfelder (51%) gefolgt von Volatilität der wirtschaftspolitischen Rahmenbedingungen (46%) und Restrukturierung (40%). Dementsprechend sind laut der Studie auch die aktuellen Prioritäten im Personalbereich vorwiegend in Richtung Recruiting, Digitalisierung von HR-Prozessen, Personalentwicklung oder auch Change Management/Organisationsentwicklung sowie Employer Branding gelagert. Als fast ebenso relevant wird daneben auch die Gestaltung der Arbeit/Arbeitsorganisation und Unternehmenskultur angesehen (vgl. Abbildung 1).

 

Abbildung 1: Berufsfeldstudie 2023 (Herrmann et. al 2023)

Dies deckt sich auch weitestgehend mit den Ergebnissen eines PersonalexpertInnen-Workshops des RZzKI. Die Teilnehmenden gaben beispielsweise an, dass Recruiting ein sehr wichtiges Thema sei. Es würde jedoch vorwiegend im Sinne des Active Sourcing betrieben und sei noch sehr wenig strategisch verankert sowie besonders auch hinsichtlich Digitalisierungsmöglichkeiten ausbaufähig. Auch das Thema Personalplanung werde tendenziell noch eher reaktiv statt proaktiv angegangen. Ein großes Zukunftsfeld wird auch in den Bereichen Personalentwicklung und internes Wissensmanagement gesehen. Auch hier gäbe es noch Digitalisierungspotenziale, so die PersonalexpertInnen.

Mit dem Einsatz von KI werden Optimierungspotenziale angestrebt, die auch speziell für das Personalmanagement positive Effekte beinhalten können (vgl. Lembke 2024; Bitkom e. V. 2024, S. 25f.). Hierbei wird jedoch beispielsweise vom Bundesverband der Personalmanager*innen betont, dass es einer „große[n] Qualifizierungsoffensive unter den Personaler*innen“ (BPM, o. J.) bedarf, um die für den KI-Einsatz erforderliche Datenaffinität zu erhöhen (vgl. ebd.). Bisher, so eine Erhebung des ifo-Instituts aus dem Jahr 2023, haben lediglich 13,3% der befragten Unternehmen KI-Technologien implementiert und wiederum nur 5% der befragten Unternehmen nutzen KI explizit im Personalbereich (vgl. HRworks 2023). Ähnliche Zahlen liefert das Statistische Bundesamt (Destatis) für 2023, wonach etwa 12% der Unternehmen (mit mindestens 10 Beschäftigten) in Deutschland KI nutzen. Dabei liegen die Großunternehmen noch vergleichsweise vorne (35%), wohingegen nur jedes sechste (16%) mittlere Unternehmen mit 50 bis 249 Beschäftigten sowie nur 10% der kleinen Unternehmen mit 10-49 Beschäftigten KI nutzen (vgl. Destatis 2023).

Eine nähere Betrachtung der KI-Nutzungsweise ergibt, dass die Technologie speziell zur Spracherkennung (43%), Automatisierung von Arbeitsabläufen oder als Hilfe zur Entscheidungsfindung (32%) sowie zur Analyse von Schriftsprache bzw. zum Text Mining (30%) verwendet werden. Als Gründe für den Nichtgebrauch von KI werden wiederum Folgende genannt:

„Fehlendes Wissen (72 %), Inkompatibilität mit vorhandenem Bestand an Geräten, Software und Systemen (54 %), Schwierigkeiten mit der Verfügbarkeit oder Qualität der Daten (53 %), Unklarheit über die rechtlichen Folgen (51 %), Bedenken hinsichtlich der Wahrung des Datenschutzes und der Privatsphäre (48 %), die Kosten (41 %) und ethische Überlegungen (22 %).“ (ebd.)

Betrachtet man, in welchen Unternehmens-Bereichen z. B. generative KI genutzt wird, liefert die Bitkom-Studie (vgl. Bitkom e. V. 2024, S. 34) als Ergebnis: Vorwiegend (89%) im Kundenkontakt, gefolgt von Marketing und Kommunikation (40%) oder auch Forschung und Entwicklung (20%) sowie in Produktionsabläufen (17%). In der Personalabteilung hingegen nutzen es laut Studie derzeit nur drei Prozent der Befragten und acht Prozent der Befragten planen es für die Zukunft. Stellt man dies nun in Relation zu den exemplarisch im folgenden Abschnitt beschriebenen Digital-Lösungen für den Personalmanagement-Bereich, lässt sich erahnen, dass hier noch ungenutzte Möglichkeiten vorliegen.

KI-Lösungen im Personalmanagement-Bereich

Werfen wir einen kurzen, beispielhaften Blick auf eine Auswahl an potenziellen KI-Lösungen für den Personalmanagement-Bereich und deren Implikationen (vgl. u.a. Knappertsbusch/Jares 2022, HR WORKS 2023).

Recruiting: KI-gestützte Systeme können beispielsweise bereits bei der Erstellung von Stellenanzeigen oder beim strategisch optimalen Veröffentlichen (Kennzahlenanalyse für optimale Recruiting-Kanäle, Programmatic Advertising etc.) dieser unterstützen.

Onboarding: Personalisierte, KI-gesteuerte Onboarding-Programme können neue Mitarbeitende durch interaktive Lernmodule führen. In einer weniger komplexen Lösung können Chatbots anfängliche Fragen klären und so den Einstieg sehr intuitiv gestalten. Doch hier gilt gleichermaßen: Ein KI-System sollte nicht den einzigen Kontakt zum Unternehmen darstellen, die persönliche Begegnung und der soziale Austausch sind essentielle Elemente des Onboardings. Daher sollte abgewogen werden, inwiefern KI wirklich erforderlich ist und wo genau Mehrwerte liegen könnten.

Personalentwicklung: KI-Algorithmen können beispielsweise den Kompetenzstand von Mitarbeitenden ermitteln, um Entwicklungspotenziale zu identifizieren und maßgeschneiderte Weiterbildungsmaßnahmen vorzuschlagen. Auch individuelle Interessen könnten analysiert werden, oder KI-Bots zur gezielten, just-in-time Wissensvermittlung (Fokus auf Informationsquelle, Übungssimulation und Fragenbeantwortung) eingesetzt werden, wodurch eine stärkere Personalisierung in der Gestaltung von Weiterbildung möglich wäre. Da hier jedoch personenbezogene Daten erhoben werden müssten, ist eine enge Abstimmung mit Mitarbeitendenvertretungen und Datenschutzbeauftragten obligatorisch.

Personaladministration: Auch administrative Tätigkeiten, wie das Urlaubs-/Abwesenheitsmanagement, die Erstellung von Dienstplänen, Aufgabenzuweisungen etc. können potentiell automatisiert werden und der Fokus dadurch z. B. mehr auf sozial gestützte Mitarbeiterbindungsmaßnahmen gelegt werden.

Strategische Personalplanung:  KI kann zum einen durch prädiktive Analytik von Personaldaten, aber auch Branchentrends und anderer interner wie externer Indikatoren bei einer (vorausschauenden) Personalplanung unterstützen. Des Weiteren gibt es Tools zur Personaleinsatzplanung, die sich an einer effektiven Teamzusammensetzung entsprechend angegebener Fähigkeiten, Verfügbarkeiten und bestenfalls persönlicher Entwicklungsziele orientieren. Derartige digitale Lösungen sind ergänzend zu Maßnahmen der Teamentwicklung zu sehen und sollten eng mit Mitarbeitendenvertretungsgremien abgestimmt werden. Dies führt uns direkt zur Kehrseite der positiven Effekte von KI im Personalmanagement-Bereich: den potenziellen Risiken und Herausforderungen in der Planung und im Umgang damit.

Potenzielle Risiken und Herausforderungen von KI im Personalmanagement-Bereich (vgl. u.a. HR Works 2023, Knappertsbusch/Jares 2022)

Datenschutz und Ethik: Der Einsatz von KI, insbesondere bei der Analyse von Mitarbeitenden-Daten, erfordert einen verantwortungsvollen Umgang mit sensiblen Informationen und das Etablieren von unternehmensübergreifenden Regularien und Standards.

Bias und Diskriminierung: KI-Systeme, beispielsweise im Recruiting, können bestehende Vorurteile verstärken, wenn sie auf verzerrten Daten basieren, was wiederum zu Diskriminierung und Benachteiligung führen kann. Daher bedarf es einer ausreichenden Menge an qualitativ hochwertigen Trainingsdaten, welche gleichzeitig jedoch sensibel und vertraulich behandelt werden (vgl. Lembke 2024).

Akzeptanz und Vertrauen: Die Einführung von KI-Systemen kann bei Mitarbeitenden Ängste vor Überwachung oder Jobverlust auslösen. Daher ist eine gewisse Transparenz über die Funktionsweise und Einsatzszenarien förderlich. Des Weiteren sind die Existenz bzw. auch der Aufbau von KI-Anwendungs-Kompetenzen sowie speziellen Fachkenntnissen inkl. der damit verbundenen Ressourcen notwendig.

Um mitunter diese Unsicherheiten zu minimieren, gibt es aber bereits Initiativen, wie beispielsweise die des Ethikbeirats HR-Tech, welcher zehn Richtlinien für den verantwortungsvollen Einsatz von KI und weiterer digitaler Technologien in der Personalarbeit veröffentlicht hat.

KMU-Tauglichkeit von KI-Lösungen

Für KMU ist es entscheidend, KI-Lösungen zu wählen, die ihren spezifischen Bedürfnissen und Ressourcen entsprechen. Möglichst passgenaue, bereits existierende Tools, welche kostengünstig, schnell und einfach implementiert werden können sowie in ihrer Bedienung intuitiv gestaltet sind, werden bevorzugt. Wichtige Kriterien v.a. für die KMU-Tauglichkeit sind demnach:

• Skalierbarkeit und Flexibilität
• Benutzerfreundlichkeit
• Kosteneffizienz
• Integrationsfähigkeit mit bestehenden Systemen
• Datenschutzkonformität

Es ist jedoch zu bedenken, dass KI-Lösungen initial oftmals kostenintensiv sein können und ggf. andere, weniger komplexe Digitallösungen bereits ebenso erste Unterstützungsansätze bieten können. Deshalb werden eine Kosten-Nutzen-Analyse und die Beschäftigung mit verschiedenen Lösungs-Optionen angeraten. Vor allem aber ist zu Beginn zu ermitteln, bei welchen vorliegenden Abläufen bzw. Herausforderungen man sich explizit welche Art von Verbesserung wünscht und inwiefern hier eine digitale Lösung wirklich die Richtige sein kann.

Den Einstieg von KI-Lösungen richtig gestalten

Um KI erfolgreich zu implementieren, können wir als RZzKI Sie beispielsweise bei folgenden Schritten unterstützen:

1. Bedarfs-/Potenzialanalyse: Identifizieren Sie die größten Herausforderungen in Ihren (Personalmanagement-)Prozessen und ermitteln Sie mit uns, an welchen Stellen und inwiefern digitale Lösungen hilfreich sein könnten.
2. Zielbild und Vision: Erstellen Sie mit uns und Ihren internen Stakeholdern gemeinsam für die jeweils angedachten KI-/Digitalisierungs-Projekte ein von allen unterstütztes Zielbild inkl. Vision, welches durch konkrete und verschiedenartige Einsatzszenarien untermalt wird. Hieraus sollten dann auch die Anforderungen an eine potenzielle Digital-Lösung deutlich hervorgehen. Nicht immer muss eine vollumfängliche KI-Lösung das Ziel sein, auch schrittweise bzw. weniger komplexe Lösungen können bereits hilfreich sein. Gerne unterstützen wir Sie z. B. bei der Erstellung eines Lastenhefts.
3. Marktrecherche: Wir unterstützen Sie gerne bei der Recherche von verfügbaren KI-Lösungen und der Informationsaufbereitung über deren Funktionalitäten.
4. Pilotprojekt: Starten Sie mit einem begrenzten Anwendungsbereich, um Erfahrungen zu sammeln, wir unterstützen Sie gerne bei der Transformation und damit verbundenen Kommunikations- sowie Partizipations- und Schulungsaufgaben.

Menschenzentrierung als Leitprinzip

Ein menschenzentrierter Ansatz bei der Implementierung von KI besonders auch im Personalmanagement-Bereich ist unerlässlich, um die Akzeptanz und einen erhöhten Nutzen der neuen digitalen Lösungen in den Arbeitssystemen zu gewährleisten. Dies impliziert:

1. KI als Unterstützungstool: Es muss abgewogen werden, wo KI-Lösungen z. B. stark repetitive Tätigkeiten ersetzen sollen und wo die Technologie sinnvollerweise nur als Ergänzung bzw. Unterstützung bei bestimmten Tätigkeiten und komplexen Entscheidungen zum Einsatz kommt. Diese Frage stellt sich insbesondere in sensiblen Bereichen, wie der Personalauswahl.
2. Transparenz und Partizipation: Mitarbeitende sollten nicht nur über den Einsatz von KI umfassend, transparent und adressatenbezogen informiert, sondern auch von Anfang an in den Gestaltungs- und Implementierungsprozess von neuen digitalen Lösungen einbezogen werden, um ausreichend Verständnis und Vertrauen zu schaffen.
3. Kompetenzentwicklung: Fachkräfte benötigen Schulungen, um KI-Systeme effektiv und verantwortungsvoll einsetzen zu können.
4. Ethische Richtlinien: Unternehmen sollten klare Regeln für den Einsatz von KI definieren, um faire und nachvollziehbare Entscheidungen zu gewährleisten. Insgesamt sollte sich auch die Gestaltung der technischen Tools an ethischen Werten orientieren, um weiterhin etwa Autonomie, Erklärbarkeit/Vertrauenswürdigkeit und Schädigungsfreiheit zu gewährleisten.

Fazit aus arbeitswissenschaftlicher Sicht

Die Integration von KI in Personalmanagement-Prozesse kann insbesondere auch KMU erhebliche Chancen bieten, um auf dem Markt attraktiv und handlungsfähig zu bleiben. Gleichzeitig erfordert sie eine sorgfältige Abwägung ethischer und praktischer Aspekte. Ein menschenzentrierter Ansatz, der die Bedürfnisse und Bedenken der Mitarbeitenden in den Mittelpunkt stellt, ist entscheidend für den Erfolg. KMU sollten bei der Einführung von KI-Lösungen schrittweise vorgehen, beginnend mit einer Prozess-Analyse und Bedarfsermittlung, einer ordentlichen Recherche und Begleitprozessen in Richtung Organisationsentwicklung und schließlich mit Pilotprojekten, um anschließend größere Roll-outs angehen zu können. Eine kontinuierliche Evaluation der Auswirkungen auf Arbeitsprozesse und die Mitarbeiterzufriedenheit sollte ebenso durchgeführt werden. Nur so kann sichergestellt werden, dass KI tatsächlich zu einer Verbesserung der Arbeitsbedingungen und nicht zu einer Entfremdung bzw. schlimmstenfalls einer Resignation und Verweigerung der Mitarbeitenden führt. Letztendlich liegt die Herausforderung darin, die technologischen Möglichkeiten der KI mit den sozialen Anforderungen und Leistungen des Personalmanagements in Einklang zu bringen. KMU, die dies erfolgreich meistern, können von einer effizienteren, faireren und zukunftsorientierten Personalarbeit profitieren, ohne dabei den Fokus auf den Menschen zu verlieren.

Quellen:

Bitkom e.V. (2024): „Künstliche Intelligenz in Deutschland – Perspektiven aus Bevölkerung & Unternehmen“. Aufgerufen unter:  https://www.bitkom.org/sites/main/files/2024-10/241016-bitkom-charts-ki.pdf, zuletzt am 28.10.2024.

Bundesverband der Personalmanager*innen (BPM; o. J.): Die HR-Thesen 2024. Aufgerufen unter: https://www.bpm.de/news/hr-thesen/#1641896596160-7ff2ca37-3206, zuletzt am 21.10.2024.

Bundesverband mittelständische Wirtschaft (BVMW). „Datensicherheit und KI im Mittelstand: Herausforderungen und Best Practices“. Aufgerufen unter: https://www.bvmw.de/de/internet-und-digitalisierung/news/datensicherheit-und-ki-im-mittelstand-herausforderungen-und-best-practices-3, zuletzt am 21.10.2024.

Destatis, Statistisches Bundesamt (2023): „Etwa jedes achte Unternehmen nutzt künstliche Intelligenz. Pressemitteilung Nr. 453 vom 27. November 2023“. Aufgerufen unter: https://www.destatis.de/DE/Presse/Pressemitteilungen/2023/11/PD23_453_52911.html, zuletzt am: 21.10.2024.

Herrmann Katharina; Baier, Melanie; Kohl-Boas, Frank; Sadowski, René (2023): „BPM-Berufsfeldstudie 2023: Mehr Einfluss für HR, bitte!“. Humanresourcesmanager. Veröffentlicht am 27.06.2023. Aufgerufen unter: https://www.humanresourcesmanager.de/content/bpm-berufsfeldstudie-2023-mehr-einfluss-fuer-hr-bitte/, zuletzt am 21.10.2024.

HR WORKS (2023): „Künstliche Intelligenz im Personalwesen: So verändern ChatGPT & Co. HR“. Aufgerufen unter: https://www.hrworks.de/news/kuenstliche-intelligenz-im-personalwesen/, zuletzt am 22.10.2024.

Knappertsbusch, Dr. Inka; Jares, Patricia (2022): „Künstliche Intelligenz im HR-Management“. CMS.law.tax.future. Aufgerufen unter: https://cms.law/de/deu/publication/kuenstliche-intelligenz-im-hr-management, zuletzt am 22.10.2024.

Lembke, Gerald; BVMW (Hrsg.): „Datensicherheit und KI im Mittelstand: Herausforderungen und Best Practices (3). Empfehlungen für Mittelstandsunternehmen“. Veröffentlicht am 01.05.2024.  Aufgerufen unter: https://www.bvmw.de/de/internet-und-digitalisierung/news/datensicherheit-und-ki-im-mittelstand-herausforderungen-und-best-practices-3, zuletzt am 21.10.2024.